Новини:

 

Обираючи закладку програми “Внесені дані”, користувач отримує можливість знайти всю інформацію про абітурієнта в базі даних. Пошук здійснюється:

• за ідентифікаційним номером;

• за реєстраційним номером, напрямом, формою навчання та умовою навчання;

• за прізвищем, іменем та по-батькові абітурієнта.

Після натискання на закладці “Внесені дані” отримуєте вікно для пошуку раніше внесених даних (рис.3.1 ).

 

Для пошуку абітурієнта за ідентифікаційним номером вводите лише цей номер у відповідне поле програми, наприклад, (решта полів залишаються порожніми), та натискаєте кнопку . Програма відкриває вікно “Нові дані”, де і знаходиться інформація шуканого абітурієнта. Якщо ж шуканого абітурієнта з введеним ідентифікаційним номером в базі даних немає, програма видасть наступне повідомлення:

.

Можливий випадок, що Ви отримаєте повідомлення такого зразка:

.

Це означає, що абітурієнт вже забрав документи за якимись причинами (перелік див. далі). При натисканні на кнопку , Ви отримаєте інформацію про цього абітурієнта у вікні “Нові дані” із кнопкою (рис.2.1 ). Натискання на кнопку дозволить здійснити пошук наступного абітурієнта, або ж продовжити роботу з програмою в іншому режимі.

Якщо під час пошуку Ви отримали повідомлення

,

це означає, що шуканий абітурієнт подав документи на різні спеціальності, форми чи умови навчання, тобто, в базі зберігається декілька записів щодо одного й того ж абітурієнта. Тому пошук потрібно здійснювати за реєстраційним номером.

 

Для пошуку за реєстраційним номером вводите реєстраційний номер абітурієнта та вказуєте спеціальність, форму навчання та умови навчання (приклад на рис. 3.2 ).

 

Для пошуку за прізвищем, іменем та по-батькові заповнюєте відповідні поля (прізвище, ім’я, по-батькові абітурієнта) та натискаєте кнопку (приклад на рис. 3.3 ).

 

Після того, як програма перейшла на закладку “Нові дані” шуканого абітурієнта, Ви виконуєте необхідні операції (продивляєтеся введену інформацію, роздруковуєте необхідні документи, віддаєте документи абітурієнтові) і натискаєте кнопку (рис. 2.1 ) для того, щоб очистити вікно. Далі можете вводити інформацію, що стосується нового абітурієнта.

Для більш детального пояснення функцій програми розглянемо три режими роботи програми ІДК “Абітурієнт”:

• режим “введення нової інформації”;

• режим “забрати документи”;

• режим “редагування”.

 

Режим “введення нової інформації”. Дозволяє вводити інформацію про абітурієнта у чистому вікні програми (див. Розділ 2).

 

Режим “забрати документи”. Працювати у даному режимі необхідно за таких обставин:

• якщо абітурієнт передумав вступати у даний вуз, на даний факультет, на дану спеціальність і т.д.;

• якщо абітурієнт хоче перевестися на інший факультет, на іншу спеціальність, іншу форму навчання і т.д.;

• якщо абітурієнт не склав іспити і прийшов забирати документи.

Щоб здійснити операцію "забрати документи", необхідно на закладці “Внесені дані” здійснити пошук абітурієнта; інформація з’являється у вікні “Нові дані” і, тільки тоді, коли Ви переконані, що абітурієнт забирає документи, натиснути кнопку (рис. 2.1 ). З'являється повідомлення:

  .

Натискаєте на , віддаєте документи абітурієнтові і обов’язково отримуєте від нього відповідний підпис в журналі.

 

Режим “редагування” (перекладання документів). Досить часто трапляються випадки, коли абітурієнти змінюють спеціальність, напрям чи форму навчання у межах одного факультету, або ж забирають, а потім через деякий час знову подають документи. Щоб зберегти Ваш час і звільнити Вас від рутинної роботи по введенню тієї ж самої інформації, програмою передбачено режим “редагування” (перекладання документів). Він дозволяє досить швидко перевести абітурієнта на нову спеціальність, форму навчання та ін.

Для цього Вам потрібно виконати ряд операцій. По-перше, забрати документи із попереднього місця оформлення (див. пункт 2 - режим “забрати документи”). Потім вийти з вікна “Нові дані” і здійснити пошук цього абітурієнта ще раз за одним із трьох запропонованих варіантів. У вікні “Внесені дані” після натискання на кнопку (рис. 3.1 ) з’явиться попередження:

.

В цьому вікні Ви вибираєте кнопку , після чого отримуєте дані абітурієнта у вікні “Нові дані”, але із кнопкою   (рис.2.1 ). Приступаєте до зміни конкретної інформації (спеціальність, форма навчання та ін.). Виправляєте, те що потрібно, і натискаєте кнопку (рис.2.1 ). Далі всі операції здійснюються так само, як і при введенні даних нового абітурієнта (див. Розділ 2). Обов’язково роздруковуєте всі документи.

      

  Типова помилка при роботі з програмою

Технічні секретарі забувають отримувати від абітурієнтів, які забрали документи, підписи в журналі у графі

.

 

  Порада по підвищенню продуктивності роботи

Після того, як здійснено режим “редагування” (перекладання документів) абітурієнт буде мати новий реєстраційний номер, роздруковуватиметься в іншому журналі, на нього оформляється нова папка, а на старій ставиться надпис “забрав документи”. Все відбувається так, ніби він прийшов вперше здавати документи, просто Вам не доводиться вносити інформацію в базу даних ще раз.

      

  Типова помилка при роботі з програмою

Якщо був здійснений пошук абітурієнта, а потім відкрита закладка “Нові дані” і розпочато внесення даних наступного абітурієнта, тоді в кінці введення замість кнопки “Занести в базу даних” буде активована кнопка (рис.2.1 ). Щоб цього не сталося, необхідно перед введенням інформації скористатися кнопкою (рис.2.1 ).

      

  Гарний стиль роботи з програмою

Після пошуку абітурієнта, а потім введення нових даних (коли здійснюється перехід з закладки на закладку) перевіряти активність кнопки “Занести в базу даних”.

 

Перейти на:

Початок

Partners WorldWide:

http://www.printlogger.com/ - Printer accounting software;
http://www.sys-monitoring.com/ - System monitoring software;
http://www.hs-lab.com/ - Software for Business and Home.
http://download.nauu.kiev.ua Freeware and Shareware Downloads
http://freeware.nauu.kiev.ua Only Free Software
http://info.nauu.kiev.ua Windows® System Software Information
http://freeware.hs-lab.com.ua/ Absolutely Free Software Downloads
http://www.systemandsecurity.com/ System and Security Software Downloads
http://itsoftpr.com/ IT Software Press Release and News
http://hs-lab.com.ua/ Software for Eastern Europe Customers